Verantwoordelijkheden

Als Administrative Assistant voer je diverse administratieve taken uit ter ondersteuning van onze projectteams en zorg je voor een soepele kantoorvoering. We zijn op zoek naar een kandidaat met ervaring in bedrijfsadministratie die goed functioneert in een dynamische, snel veranderende omgeving.

Algemeen

• Alle kantoormedewerkers bijstaan en ondersteunen en ervoor zorgen dat zij alles hebben wat ze nodig hebben om hun werk efficiënt uit te voeren.
• Organiseer en faciliteer administratieve en andere projectgerelateerde taken voor de FAST-projectmanager (bijv. het plannen van vergaderingen, het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen, het opstellen van notulen, enz.
• Bied waar nodig aanvullende ondersteuning aan teamleden (bijv. diverse taken zoals het assisteren bij test- en trainingsmateriaal, het afdrukken en sorteren van documenten, enz.
• Toezicht houden op en het onderhouden van relaties met leveranciers en betalingen (bijv. kantoorbenodigdheden, catering, enz.) en hierover communiceren met de financiële afdelingen.
• Ondersteun en begeleid nieuwe medewerkers bij hun verhuizing (bijv. suggesties doen voor huisvesting, helpen bij het regelen van verblijfsvergunningen, enz.).
• Lokale werving faciliteren door nauw samen te werken met het wervingsteam om sollicitatiegesprekken te organiseren, kandidatendossiers bij te houden en te helpen bij wervingsinitiatieven.
• Bijdragen aan diverse taken voor andere projecten binnen het bedrijf.
• Informatie bijhouden (bijv. locatiespecifieke verhuisinformatie, locatiespecifieke administratieve handleiding, kantoorrichtlijnen, vervaldata van toegangscodes en veiligheidsmachtigingen, suggesties voor teambuilding en contactpersonen, enz.
• Ons HR-team ondersteunen bij lokale naleving en onboarding.

Kantoor

• Namens het team communiceren met de klant over kantoorbeheer (bijv. kantoortoegang, onderhoud, serviceverzoeken enz.), en interne communicatie die relevant is voor het projectteam delen en/of vertalen
• Bestel en beheer kantoorbenodigdheden.
• Houd een overzicht bij van de functies binnen het team, zoals BHV’ers en preventiemedewerkers, en stem deze af met de betreffende functies aan de kant van de klant.
• De telefoonlijst van het kantoor bijhouden.
• Vergaderingen voorbereiden (d.w.z. de opstelling regelen voor eventuele speciale vergaderingen).

Post

• Post: zorg voor het ophalen en afleveren van algemene post.
• Voorbereiden, ophalen en afleveren van internationale post, inclusief het bijhouden van verzendmaterialen ter plaatse.

Speciale evenementen en activiteiten

• Teambuildinguitjes plannen, afstemmen met locaties en leveranciers, programma's voor evenementen opstellen, RSVP's bijhouden en het budget voor teambuilding beheren.
• Coördineer en faciliteer sociale uitjes en lunches indien nodig. Voor veel evenementen houdt dit in dat je voorafgaand aan het evenement aanwezig bent om ervoor te zorgen dat alles klaar is, teamleden de juiste aanwijzingen geeft, rekening houdt met speciale dieetwensen, enz.
• Coördineren van mogelijkheden voor maatschappelijke dienstverlening en vrijwilligerswerk.